O kit do IA no escritório
Os pedidos do livro para preencher e copiar, os checklists de conferência, os modelos de planilha e de texto, e o que muda mais rápido do que um livro. É curto porque o do volume 1, o IA no dia a dia, já tem o resto, conferido nas páginas oficiais de cada empresa em 24 de setembro de 2026.
Os pedidos testados no livro
Modelos sem dado de ninguém
O que você digita fica no seu navegador
Configurações das IAs conferidas nas páginas oficiais em 24/09/2026; planos para empresas, em 30/09/2026. Quando algo mudar, muda aqui, com a data.
Comece aqui
Três regras antes de qualquer pedido
São as do livro IA no escritório, e valem para tudo o que está neste kit.
As três regras
- Material do trabalho só vai na IA contratada pela empresa. E só se a regra da empresa deixar. Na sua conta pessoal, nunca, nem no celular, nem "só desta vez". Os treinos deste kit usam material inventado e podem ser feitos numa IA aberta.
- Troque os dados antes de colar. Se você pede para a IA apagar um nome, ele já foi. Anexar é colar tudo: um PDF ou uma foto levam o documento inteiro.
- Confira antes de usar. Cada pedido traz o que conferir e o que aconteceu no teste. Uma vez certa não quer dizer sempre certa: a mesma IA responde diferente a cada vez.
Os pedidos
Preencha, copie e confira
Um pedido por tarefa, na forma testada em 24 de setembro de 2026. Preencha os campos e copie o pedido pronto; o que você não preencher continua entre colchetes.
Prazo de remarcação, cobrança, reembolso, quem decide o quê. Modelo em Modelos.
A hora da consulta, a hora da mensagem e o que a pessoa pede. Sem nome, telefone nem motivo.
O pedido pronto
Trabalho na recepção de [onde]. Rascunhe a resposta para esta [paciente] seguindo só esta política, sem prometer nada que não esteja nela. [cole a política] [cole o resumo da mensagem, sem nome nem dado de saúde]
Antes de colar o material, tire o que as dez coisas mandam tirar. Material do trabalho só na IA contratada pela empresa.
Confira
No teste do livro
Sem a política, 3 de 3 respostas prometeram algo fora dela; com a política colada, 0 de 3. Com o resumo no lugar da mensagem (30/09/2026), 0 de 3, e uma escreveu "retornamos em breve", prazo que a política não dá.
Conversas com uma mesma IA, numa configuração neutra, em 24/09/2026; alguns pedidos foram refeitos em 30/09/2026. No seu aplicativo, com a memória e as configurações dele, a resposta pode sair diferente.
Atenção
Pergunta de saúde ("posso tomar o remédio antes do exame?") não vai para a IA: a resposta é "vou passar ao médico".
Modelos
Para colar na planilha ou no documento
Os modelos de planilha se colam na célula A1: as colunas se separam sozinhas no Excel, no Google Planilhas e no LibreOffice. As fórmulas estão em português (HOJE); numa planilha em inglês, troque por TODAY. Nenhum modelo leva dado de ninguém.
Planilha · Capítulo 6
As cinco linhas-limite de um controle de vencimentos
Cole em A1 de uma planilha nova. A coluna B se calcula sozinha a partir de hoje. Cole na coluna D a fórmula que a IA deu, e compare com a coluna E.
| Descrição | Vencimento | Valor | Situação | Deve aparecer |
|---|---|---|---|---|
| sem data | 100 | nada | ||
| venceu ontem | =HOJE()-1 | 100 | VENCIDA | |
| vence hoje | =HOJE() | 100 | VENCE LOGO | |
| vence em 7 dias | =HOJE()+7 | 100 | VENCE LOGO | |
| vence em 8 dias | =HOJE()+8 | 100 | nada |
Se a coluna B mostrar números em vez de datas, formate-a como data. Apague estas linhas antes de mandar a planilha a alguém.
Planilha · Capítulo 10
Comparação de orçamentos
Cole em A1. O total se calcula sozinho. As três últimas colunas são as perguntas para a loja, por escrito.
| Loja | Preço da unidade | Quantidade | Frete | Total | Prazo de entrega | Corridos ou úteis? Contados de quando? | Validade | Impostos inclusos? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Loja A | =B2*C2+D2 | |||||||
| Loja B | =B3*C3+D3 | |||||||
| Loja C | =B4*C4+D4 |
Refaça na calculadora o total que a IA der e compare com a coluna E.
Planilha · Capítulo 8
Conferência do contas a pagar
Cole em A1. Uma linha por conta: os quatro campos da planilha, os quatro do boleto, e as duas conferências que são suas.
| Conta | Fornecedor (planilha) | CNPJ (planilha) | Valor (planilha) | Vencimento (planilha) | Beneficiário (boleto) | CNPJ (boleto) | Valor (boleto) | Vencimento (boleto) | Divergência? Liguei para o número do cadastro | Conferido no app do banco |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||||||
| 2 |
Na IA vão só as colunas B a I. As duas últimas são suas, e nenhuma IA as preenche.
Planilha · Capítulo 3
A lista que liga o número ao paciente
Para montar a grade com números no lugar dos nomes. Esta lista fica com você e nunca vai para a conversa.
| Número | Paciente | Profissional | Pedido de horário | Confirmou? | Lançado no sistema? |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 |
Na IA vão só o número, o profissional e o pedido de horário.
Planilha · Capítulo 4
A folha de anotação da reunião
Preencha durante a reunião, uma linha por ponto. É a régua com que você confere a ata.
| Ponto | Destino: decidido, adiado ou em discussão | Quem decidiu, com que palavras | Quem discordou, e de quê | Responsável | Prazo |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 |
Na dúvida entre a ata e a transcrição, vale a sua anotação, e a gravação.
Planilha · Capítulo 11
A fonte de cada fato do roteiro
Cada fato do roteiro começa em branco e só entra quando tem fonte.
| Fato | O que a IA escreveu | O que é de verdade | Onde confirmei | Quando |
|---|---|---|---|---|
| Voo de ida (número e horário) | ||||
| Voo de volta (número e horário) | ||||
| Hotel e endereço | ||||
| Trajeto até o compromisso (tempo e preço) | ||||
| Entrada no prédio do compromisso |
"Voo: reserva enviada pela companhia"; "hotel: confirmação por e-mail". Se perguntarem, a resposta está na página.
Planilha · Capítulo 11
O checklist do evento, por semana
Cole em A1 e passe para cá o checklist que a IA montar, com um nome ao lado de cada tarefa.
| Semana | Tarefa | Responsável | Quem aprova a despesa | Feito |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 |
Texto · Capítulo 2
A política em cinco linhas
Para colar no pedido de resposta a cliente ou paciente. A política é de quem responde pelo dinheiro: só vale depois do ok de quem decide.
Política de [onde] (atendimento): 1) Remarcação [ou troca] sem custo com até [prazo] de antecedência. 2) Faltas ou remarcações com menos de [prazo]: [o que acontece]. 3) Reembolso: [quem decide e como se pede, por escrito]. 4) A recepção não promete [horário, prazo, valor] antes de [consultar o quê]. 5) Nunca pedir nem repetir por mensagem [dado de saúde ou outro dado da pessoa]. [Numa clínica: a recepção não orienta sobre saúde.]
Texto · Capítulo 2
A mensagem a quem aprova a política
Num lugar pequeno, onde ninguém escreveu nada: escreva o que já se faz, leve para corrigir e aprovar, e pergunte da IA na mesma mensagem.
[Tratamento], escrevi em cinco linhas o que fazemos hoje com [falta, remarcação e reembolso]. [O senhor ou a senhora] pode corrigir e aprovar? E posso usar uma IA para rascunhar as respostas aos [pacientes ou clientes], sem nome e sem [dado de saúde ou outro dado pessoal]? Se puder, em qual conta?
Guarde a resposta por escrito. Sem regra aprovada, não se usa.
Texto · Conta pessoal ou conta da empresa
As perguntas à TI ou ao jurídico
Antes de usar a IA contratada pela empresa. Pergunte por escrito.
Antes de usar a IA no trabalho, preciso confirmar três coisas: 1. Qual IA a empresa contratou, e com qual conta eu entro? 2. Que material pode ir para ela: dado de cliente, de paciente, de aluno, de colega? 3. As conversas ficam guardadas, e quem, na empresa, pode ler?
Terceirizado num órgão público: mande aos dois, à empresa que o contratou e ao órgão. Os dados são do órgão.
Texto · Capítulo 7
Um padrão de nomes de arquivo
O padrão que a IA propôs no teste, que o livro achou bom, com a regra do livro para o que falta no nome.
TIPO_descricao_AAAA-MM-DD_vN.ext
- TIPO: CTR (contrato), ATA, OFI (ofício), REL (relatório), ORC (orçamento)...
- descricao: curta, sem espaço e sem acento, com hífen.
- AAAA-MM-DD: ano, mês e dia, nessa ordem, para a pasta ficar em ordem de data.
- vN: a versão, só se o nome antigo disser qual é.
- Sem data no nome antigo: SEM-DATA, até alguém abrir o arquivo e conferir.
- Pasta 00-A-Classificar: os arquivos que ninguém sabe o que são ("scan001", "novo documento").Nenhuma data e nenhuma versão entram no nome novo sem estar no velho, ou sem você abrir o arquivo.
Conferência · Capítulo 5
A forma do ofício
Contra o Manual de Redação da Presidência da República (3ª ed., 2018) ou a norma da sua casa.
| Parte | O que conferir |
|---|---|
| Número, local e data | O número segue a sequência da sua pasta; a cidade no lugar de "Local"; a data é a do envio |
| Endereçamento e tratamento | O tratamento pela regra de quem recebe (no governo federal, só "senhor"); na empresa, pelas últimas cartas da diretoria; sem "Ilustríssimo" nem "Digníssimo" |
| Fecho | "Respeitosamente" para quem está acima de quem assina; "Atenciosamente" nos demais casos |
| Assinatura | Nome e cargo de quem assina, não de quem redigiu |
Conferência · Capítulo 9
O relatório antes de ir para a chefia
As três saídas para uma frase que a tabela não sustenta.
| Conferência | Como |
|---|---|
| Cada número | Ache a linha da tabela de onde ele saiu; refaça porcentagens e variações |
| Cada conclusão | Pergunte: a tabela diz isso? Se não: corte, troque por um número, ou transforme em pergunta à chefia |
| Recomendação | Pode ficar, se você concorda, como sugestão sua; decidir é de quem lê |
| Cabeçalho e rodapé | Período, data, quem fez, fonte dos dados |
Conferência · Capítulo 4
A ata, ponto por ponto
As cinco perguntas, contra a sua folha de anotação.
| Pergunta | Como |
|---|---|
| Foi decidido? | Se a ata diz "decisão", ache na transcrição quem decidiu e com que palavras |
| Quem disse? | Cada fala e cada tarefa no nome certo |
| Alguém discordou? | Se sim, a discordância está registrada |
| As datas batem? | Cada data com o dia da semana, no calendário |
| Presentes e pauta batem? | Quem estava, quem faltou, a ordem dos assuntos e, se houver, o quórum |
Depois, circule a minuta aos participantes, com prazo curto para correções, antes de arquivar ou colher assinatura.
Antes de colar
As dez coisas que nunca se colam
Elas não vão para uma IA aberta, a que você usa com uma conta sua. Na IA contratada pela empresa, só vão se a regra da empresa disser, por escrito. E algumas, como a senha, não vão para nenhuma.
1. O dado de saúde do paciente
A LGPD trata o dado de saúde como sensível, e a resposta ao paciente não precisa dele. Pergunta de saúde vai para o médico.
2. CPF, RG e o número de qualquer documento de uma pessoa
Identificam a pessoa, e nenhuma resposta, planilha ou ofício fica melhor com eles.
3. A ficha do aluno
Matrícula, histórico, laudo e a situação da família são dados de crianças e adolescentes.
4. A planilha de pessoal
Nome, salário, conta, férias, faltas e atestados são dados de colegas, e quem responde por eles é a empresa.
5. Senha, código de verificação e acesso a sistema ou banco
Quem tem o código entra no seu lugar, e nenhum pedido precisa dele.
6. Conta, agência e cartão da empresa
Para conferir um boleto bastam quem recebe, o CNPJ, o valor e o vencimento.
7. Os documentos do executivo
O roteiro de viagem se monta sem identidade, passaporte, data de nascimento ou código da reserva.
8. O nome, o telefone e a mensagem inteira de quem escreveu
"Uma paciente" basta. Com cliente de verdade, vai o resumo do pedido.
9. A gravação ou a transcrição de uma reunião reservada
Demissão, processo, conflito ou saúde de alguém falam de quem não está na conversa.
10. O que a empresa trata como sigilo
Contrato com cláusula de sigilo, proposta, custo e margem são da empresa, e quem decide é ela.
O que pode ir
Quase tudo o que o livro mostrou foi feito sem nenhuma das dez
Pode ir para a IA
- A política da clínica, sem nome de paciente.
- As colunas da planilha, sem as linhas.
- A lista de nomes de arquivo, lida antes para tirar o nome de gente.
- Os quatro campos de um boleto de empresa.
- A tabela de totais do mês.
- Os orçamentos, sem o contato do vendedor.
- O modelo em branco, para você preencher depois.
Anexar é colar tudo. Anexe só o que você colaria linha por linha. E não mande a uma colega o link da conversa: quem tiver o link vê o que foi colado. Copie só a resposta.
Se já colou
Sem alarme, em quatro passos
01
Apague a conversa
Apagar não desfaz o envio; diminui o que fica na sua conta.
02
Confira a opção de treino
A da IA que você usou, na tabela das IAs, mais abaixo.
03
Avise quem responde pela área
Por escrito.
04
Da próxima vez, troque antes
Os dados saem antes de colar, não depois.
Contas a pagar
Três pedidos que pedem que você pare
A IA confere o que foi digitado, não o boleto, e não tem como saber se ele é verdadeiro.
Os três sinais
- O "chefe" pede um pagamento urgente. Por mensagem ou por áudio, mesmo com a voz dele: golpistas já imitam voz com IA.
- O fornecedor "trocou de conta bancária". E manda os dados novos, às vezes do endereço de sempre: a caixa pode ter sido invadida.
- Um pagamento fora do fluxo de sempre. Com pressa e pedido de segredo.
Fontes: CERT.br, FBI (IC3), Febraban, Ministério da Justiça.
A defesa é a mesma nos três
Pare, ligue você, confira no banco
01
Ligue você, por voz
Para o número que você já tinha: o do cadastro, do contrato ou da nota anterior. Nunca o que veio no pedido ou no boleto, nem resposta pelo mesmo e-mail.
02
Siga a regra de aprovação
A da empresa, mesmo quando o pedido diz que não dá tempo.
03
Confira no aplicativo do banco
Na hora de pagar: o nome e o CNPJ de quem recebe, o valor e o vencimento. Outro nome ali, não pague antes de ligar.
Se já pagou um boleto falso
O caminho é o banco e o boletim de ocorrência
01
Avise o banco na hora
O seu, pelos canais oficiais, e o banco que emitiu o boleto.
02
Guarde tudo
O boleto, as mensagens, os e-mails e o comprovante.
03
Registre o boletim de ocorrência
Na Polícia Civil ou na delegacia virtual do seu estado, e leve o número ao banco. O MED, o mecanismo de devolução de que fala o volume 1, é do Pix, e boleto não é Pix.
O que muda rápido
O treino com as suas conversas, na conta pessoal
Os testes deste livro foram feitos com uma delas, e os pedidos servem em qualquer uma. Conferido nas páginas oficiais em 24/09/2026; as páginas estão em inglês, e no aplicativo em português os nomes aparecem traduzidos. A ordem é alfabética pela empresa, e não é um ranking. Antes de mudar uma configuração, confira na página de ajuda: os nomes e os caminhos mudam de um mês para outro.
Gemini
Configurações e ajuda › Atividade › Desativar. Para maiores de 18 anos, vem ligada.
gemini.google.com · página oficial: Google
Meta AI
O que você manda para ela, a Meta recebe. A própria Meta recomenda mandar só o que você não se importa que ela lembre. Mensagem de paciente ou de cliente não vai para ela.
Dentro do WhatsApp · página oficial: WhatsApp
Copilot
Na versão nova do aplicativo, a Microsoft diz que as conversas não treinam os modelos de base, e não há opção para desligar.
copilot.microsoft.com · página oficial: Microsoft
ChatGPT
Settings › Data Controls › desligar Improve the model for everyone
chatgpt.com · página oficial: OpenAI
A memória, a conversa temporária e o histórico de cada uma estão no kit do volume 1, IA no dia a dia.
Conta pessoal ou conta da empresa
O que os planos para empresas diziam em 30/09/2026
IA aberta é a que você usa com uma conta sua. IA contratada pela empresa é a que tem um contrato que diz o que pode ser feito com o material. "Sem permissão" e "por padrão" querem dizer que a permissão pode ser dada: quem dá é a empresa, e é a ela que você pergunta. E, na conta da empresa, a conversa pode ficar guardada para a empresa.
Anthropic
Por padrão, não usa o que se escreve nos produtos comerciais, como o Claude for Work, para treinar; a exceção é quando alguém manda uma avaliação, como o polegar para cima ou para baixo, ou permite.
No Gemini com a conta da empresa, numa edição qualificada do Workspace, conversas e arquivos não passam por revisores humanos nem treinam modelos sem permissão.
Microsoft
No Microsoft Copilot Chat (antes Microsoft 365 Copilot Chat), entrando com a conta de trabalho, os pedidos e as respostas não treinam os modelos de base, e ficam guardados para auditoria. A proteção aparece como um escudo verde no alto da tela, ao lado de New Chat. Com a conta pessoal da Microsoft, é o Copilot de uso pessoal.
OpenAI
Por padrão, não usa os dados do ChatGPT Business, Enterprise e Edu para treinar, a menos que a empresa tenha escolhido compartilhar.
A LGPD continua valendo, e a lista das dez coisas também. As perguntas para a TI ou o jurídico estão nos modelos.
Faça agora
Os treinos do livro, com o material pronto
Cada treino usa material inventado, cabe em quinze minutos e termina numa contagem. Anote a sua: ela fica guardada só neste navegador.
Capítulo 2
A promessa fora da política
Invente uma mensagem de cliente chateado, sem dado de ninguém, e uma política de quatro linhas para o caso. Peça a resposta duas vezes, em conversas novas: uma só com a mensagem, outra com a política e a frase "sem prometer nada que não esteja nela".
Capítulo 3
As três armadilhas da agenda
Invente uma semana: dois profissionais, os horários de cada um e oito pedidos, com um pedido num feriado, dois no mesmo horário e um fora do expediente. Peça a grade com o dia da semana, a data e o que não couber.
Capítulo 4
A ata que fecha o que ficou aberto
Copie o pedido com a reunião fictícia e mande a uma IA, como está.
Faça a ata desta reunião, com as decisões e os responsáveis. Transcrição da reunião da coordenação, quinta, 17/09 (gravada com aviso a todos): Renata: bom, primeiro ponto, a festa da primavera. Tá decidido que vai ser dia 3 de outubro, no pátio. Marcos: fechado. Eu cuido do som. Renata: segundo, o uniforme novo. A gente ia decidir hoje, mas o orçamento da malharia não chegou. Sílvia: então deixa pra próxima reunião. Renata: ok, fica pra próxima. Marcos: terceiro, a reforma do banheiro dos professores. Eu acho que dá pra fazer nas férias. Sílvia: eu não concordo, o banheiro tá sem porta, não dá pra esperar até dezembro. Renata: vamos pedir três orçamentos essa semana e aí a gente vê. A Sílvia pede os orçamentos. Sílvia: tá, eu peço. Renata: último, o horário de atendimento aos pais passa a ser das 7h30 às 8h, a partir de segunda. Todo mundo de acordo? Marcos: de acordo. Sílvia: de acordo.
No teste do livro: decisão inventada em 2 de 3 atas em 24/09 e em 1 de 3 em 30/09; discordância apagada em 3 de 3 e em 2 de 3.
Capítulo 5
O ofício com fatos a mais
Invente um pedido formal (o conserto do portão, a troca de um ar-condicionado). Diga quem manda, para quem vai e o que pede, sem dizer a causa nem o estado da coisa. Peça o ofício.
Capítulo 6
As cinco linhas-limite
Cole o modelo das cinco linhas-limite numa planilha nova, peça a fórmula com o pedido da planilha e cole em D2 até D6.
Capítulo 7
Os dez nomes de arquivo
Copie os dez nomes inventados e peça: "Proponha um padrão de nomes e de pastas e me dê a lista de cada arquivo com o nome novo e a pasta."
scan003.pdf, ata reuniao.docx, Ata 02.10.docx, oficio 14.docx, oficio14 assinado.pdf, contrato limpeza.docx, contrato limpeza NOVO.docx, cardapio semana 3.pdf, relatorio.docx, novo documento (2).docx
Capítulo 8
Os dois boletos trocados
Escreva três contas inventadas e copie as três como boletos. Num, troque dois algarismos do valor de lugar, como R$ 249,90 para R$ 294,90; noutro, troque o começo do CNPJ e deixe o fim igual. Peça: "Confira os boletos contra a planilha de contas a pagar e me diga se posso pagar todos."
Capítulo 9
A conclusão que a tabela não diz
Invente uma tabela de seis números (pedidos de material de três setores em agosto e setembro). Peça: "Faça um relatório de meia página para a chefia com estes números, com as principais conclusões."
Capítulo 10
O orçamento mais barato que sai mais caro
Copie o pedido, troque [dia, mês e ano] pela data de hoje e mande a uma IA.
Qual orçamento eu escolho? Três orçamentos para 30 carteiras escolares iguais: Loja A: R$ 289,00 cada, frete R$ 950,00, entrega em 45 dias, orçamento válido por 5 dias. Loja B: R$ 312,00 cada, frete grátis, entrega em 40 dias, válido por 15 dias. Loja C: R$ 305,00 cada, frete R$ 600,00, entrega em 20 dias, válido por 30 dias. Hoje é [dia, mês e ano]. A escola precisa das carteiras daqui a cinco semanas.
Capítulo 11
Plano e fato no roteiro
Peça o roteiro de uma viagem inventada de um dia, entre duas cidades que você conhece, com uma reunião às 14h. Marque, com duas cores, o que é plano e o que é fato.
A parte que só você escreve
Meu caderno de pedidos
Guarde aqui os pedidos que funcionaram no seu trabalho, com o que conferir em cada um. O caderno fica só neste navegador, neste aparelho: ninguém mais vê, e ele some se os dados do navegador forem apagados. Para guardar de vez, copie tudo e cole num documento seu. Não guarde aqui nada das dez coisas.
Seu caderno está vazio. Guarde aqui o primeiro pedido que funcionou no seu trabalho: a tarefa, o pedido com [campos] no lugar dos dados e o que você confere antes de usar.
Onde conferir o que a IA não sabe
As fontes oficiais
Ofícios e comunicações oficiais
O Manual de Redação da Presidência da República, 3ª edição, 2018. Para um órgão do estado ou do município, a regra da casa vem antes.
O tratamento no governo federal
Decreto 9.758/2019: com agente público federal, o único tratamento é "senhor".
O seu cargo
A Classificação Brasileira de Ocupações, do Ministério do Trabalho. A busca pede uma verificação de segurança.
Golpes, inclusive o do boleto falso
Os golpes mais comuns, pela Febraban, e a Cartilha de Segurança para Internet, do CERT.br.
Prazo de guarda de documentos
Com o contador, com o jurídico e na tabela oficial de temporalidade do seu setor. O kit não indica uma tabela, porque cada setor tem a sua. Não é pergunta para uma IA de conversa.
Atualizado em 01/10/2026
Este kit acompanha o livro IA no escritório
O kit online entra no ar, com os pedidos, os modelos, os treinos e o caderno. Configurações conferidas em 24/09/2026 e planos para empresas em 30/09/2026. Feito com o auxílio de inteligência artificial; revisado e aprovado por humanos.